Empresas entram na era do DTE obrigatório

Desde janeiro de 2026, todas as pessoas jurídicas inscritas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) passaram a ter o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) como canal oficial de comunicação com a Receita Federal. A medida amplia a digitalização da administração tributária e reforça a necessidade de monitoramento constante das mensagens eletrônicas por empresas e profissionais contábeis.

O DTE é atribuído automaticamente pela Receita Federal, sem necessidade de adesão prévia por parte do contribuinte. A partir de sua ativação, todas as comunicações oficiais, como intimações, notificações e avisos relacionados a obrigações tributárias, passam a ser encaminhadas exclusivamente por esse meio, com plena validade jurídica.

Ciência tácita exige atenção aos prazos

Um dos principais pontos de atenção está relacionado aos prazos legais. Conforme previsto no Decreto nº 70.235, de 1972, caso a empresa ou seu representante legal não acesse a comunicação dentro do período estipulado, ocorre a chamada ciência tácita. Nessa situação, a notificação é considerada automaticamente conhecida, produzindo todos os seus efeitos jurídicos, independentemente da leitura efetiva da mensagem.

Na prática, isso significa que a falta de acompanhamento do DTE pode resultar em perda de prazos para defesa, apresentação de documentos ou regularização de pendências fiscais, com impactos diretos na situação tributária da empresa.

Empresas do Simples Nacional mantêm DTE próprio

Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, permanece vigente o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), regulamentado por legislação específica. No entanto, essas empresas também passam a receber comunicações por meio da Caixa Postal do e-CAC, o que amplia a quantidade de canais que precisam ser monitorados rotineiramente.

Esse cenário reforça o papel estratégico da contabilidade na gestão fiscal dos optantes pelo Simples, especialmente na organização de rotinas de conferência e controle de prazos.

Alertas por e-mail e SMS ajudam no acompanhamento

Com o objetivo de reduzir o risco de perda de comunicações importantes, a Receita Federal disponibiliza a opção de alertas automáticos no Portal e-CAC. O contribuinte pode cadastrar até três endereços de e-mail e três números de telefone celular para receber avisos sempre que houver novas mensagens na Caixa Postal.

O serviço pode ser ativado no menu “Outros” > “Cadastrar alerta de e-mail e SMS”. Além disso, é possível gerar um código de segurança, que permite confirmar a autenticidade dos alertas recebidos, evitando confusão com mensagens fraudulentas.

Orientação aos contribuintes e profissionais contábeis

A Receita Federal orienta que empresas e contadores realizem acessos frequentes ao e-CAC, consultem regularmente a Caixa Postal e mantenham os dados de contato sempre atualizados. A adoção dessas práticas é considerada essencial para garantir o cumprimento tempestivo das obrigações fiscais e evitar penalidades decorrentes do descumprimento de prazos legais.

Com a obrigatoriedade do DTE, o acompanhamento das comunicações eletrônicas deixa de ser uma opção e passa a integrar, de forma definitiva, a rotina de conformidade tributária das empresas brasileiras.

O que muda na prática para o contador

Com a obrigatoriedade do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) para todas as pessoas jurídicas, a rotina dos escritórios contábeis passa a exigir ainda mais organização, controle de prazos e monitoramento constante dos canais digitais da Receita Federal. Entre os principais impactos, destacam-se:

1. Acompanhamento contínuo do e-CAC: intimações e notificações passam a ter validade jurídica mesmo sem leitura, o que torna indispensável a verificação frequente da Caixa Postal dos clientes.
2. Gestão de prazos mais rigorosa: a ciência tácita pode gerar perda de prazos para defesa, regularização ou apresentação de documentos, aumentando o risco de autuações e penalidades.
3. Ampliação dos canais de monitoramento: empresas do Simples Nacional continuam utilizando o DTE-SN, mas também recebem comunicações pelo e-CAC, exigindo atenção redobrada.
4. Padronização de rotinas internas: escritórios precisam definir responsáveis, periodicidade de acesso e fluxos claros para tratamento das mensagens recebidas.
5. Atualização de cadastros e alertas: o uso de avisos por e-mail e SMS ajuda a reduzir falhas no acompanhamento, mas não substitui a consulta direta aos sistemas oficiais.

Diante desse cenário, o DTE reforça o papel estratégico do contador na prevenção de riscos fiscais, na orientação aos clientes e na garantia da conformidade tributária das empresas.